El presente Manual de políticas y procedimientos para la protección de datos personales (en adelante el “Manual”) se desarrolla en cumplimiento de lo establecido en la Constitución Política de Colombia, en la ley estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, en sus decretos reglamentarios y en las demás disposiciones que la modifiquen, complementen o adicionen.
A través del presente documento se adoptan las políticas y procedimientos para la protección de datos personales realizadas por NEGOCIOS ELECTRONICOS S.A.S. como propietaria y operadora de la página de comercio electrónico www.virtualllantas.com. (en adelante “Virtualllantas”), con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012.
Virtualllantas en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, solo recolecta datos personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre la seguridad y privacidad de los datos personales.
En este manual, Virtualllantas detalla los deberes y obligaciones como encargado y responsable del tratamiento de datos personales, los derechos de los Titulares, la seguridad de la información, el área responsable de atender las quejas y reclamos, el procedimiento para atender peticiones, consultas y reclamos de los titulares de ésta.
Con relación a lo estipulado en el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, el presente manual se aplicará exclusivamente al tratamiento de los datos personales registrados en las bases de datos de Virtualllantas, por ende y en atención a la citada norma, el presente manual no será de aplicación:
Virtualllantas con el fin de dar claridad a los destinatarios del presente manual sobre los términos utilizados a lo largo del mismo, tendrá en cuenta las siguientes definiciones:
En el desarrollo, interpretación y aplicación del presente manual, se aplicarán de acuerdo con lo estipulado en el artículo 4° de la Ley 1581 de 2012, los siguientes principios:
a) Principio de legalidad: El Tratamiento a que se refiere el presente manual es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en el presente manual.
Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
Las disposiciones incluidas en el presente Manual, son vinculantes y obligatorias para los trabajadores, proveedores, aliados del negocio y en general terceros que actúen en nombre de Virtualllantas.
De conformidad con lo establecido en el Artículo octavo (8°) de la Ley 1581 de 2012, todo Titular tendrá y podrá hacer exigibles los siguientes derechos:
DEBERES Y OBLIGACIONES DE VIRTUALLLANTAS
Virtualllantas en los términos de la Ley 1581 de 2012, tiene la doble condición de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento. Es Responsable del Tratamiento en tanto es quien imparte la instrucción sobre la administración de la Base de Datos y/o el Tratamiento de Datos, y a su vez es Encargado del Tratamiento de los mismos, en la medida que realiza el Tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de cualquier Dato Personal, por cuenta del Responsable del Tratamiento. En razón de lo anterior, le corresponde a Virtualllantas el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno, en los siguientes términos:
Deberes de Virtualllantas como Responsable del Tratamiento:
De conformidad con lo establecido en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 el responsable está obligado a cumplir con los siguientes deberes:
Deberes de Virtualllantas como Encargado del Tratamiento:
De conformidad con lo establecido en el Artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 el Encargado del Tratamiento está obligado a cumplir con los siguientes deberes:
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
Virtualllantas sigue las prácticas técnicas y de gestión para ayudar a proteger la confidencialidad, seguridad e integridad de los Datos Personales almacenados en nuestro sistema. No obstante y aunque ningún sistema informático es completamente seguro, las medidas implementadas para reducir la probabilidad de problemas de seguridad son las apropiadas para el tipo de datos que se manipulan al interior de la Compañía.
El Tratamiento de Datos Personales se realiza de acuerdo con la normativa aplicable a la protección de Datos Personales contenida en la Ley 1581 de 2012, y por las demás disposiciones que la modifiquen, complementen o adicionen.
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR.
La autorización otorgada por el Titular será expresa, libre y voluntaria. Deberá constar en un documento físico, electrónico, o en cualquier otro medio que permita garantizar su posterior consulta, en donde Virtualllantas informe de manera clara lo siguiente:
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
Los Datos Personales son recolectados por Virtualllantas en desarrollo de su objeto social con la finalidad de:
ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El Área de Servicio al Cliente de Virtualllantas será el área encargada de recibir las peticiones, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales. Esta área se encargará de realizar el manejo interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato.
PROCEDIMIENTO PARA ATENDER PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
Los Titulares o sus causahabientes pueden presentar sus consultas, solicitudes y reclamos, a través de los siguientes medios:
Correo electrónico:
info@Virtualllantas.com
Correspondencia:
Carrera 48C Nro. 16 sur 30
Medellín, Antioquia.
Las consultas, solicitudes y reclamos deberán ser presentadas por el Titular de los Datos Personales, causahabientes o representantes, a través de los medios previamente citados y deberán incluir la identificación del Titular, causahabiente o representante, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, los documentos que lo soportan y anexar los datos de contacto y/o notificación.
Acreditación de la calidad del solicitante que formula la petición, consulta o reclamo.
Los Titulares de la información, y las personas debidamente autorizadas por éstos o sus causahabientes, deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:
Procedimiento para atender las peticiones y consultas de los Titulares de la información.
Virtualllantas, atenderá las consultas o solicitudes en un término no mayor a diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta o solicitud dentro de dicho término, se le informará al usuario expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Procedimiento para atender reclamos de los Titulares de la información
Virtualllantas, dará respuesta a los reclamos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del reclamo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso que el escrito de reclamo resulte incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso que Virtualllantas no sea competente para resolver el reclamo, le dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea atendido.
AUTORIZACIÓN PARA DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA VIGENCIA DE ESTE MANUAL.
Para los Datos Personales recolectados antes de la vigencia de este Manual, Virtualllantas solicitará la Autorización de los Titulares para continuar con el Tratamiento de sus Datos Personales a través de sus Canales de Captura habilitados y consagrados en el presente Manual por Virtualllantas, así mismo, para poner en conocimiento de los Titulares las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos.
Si en el término de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la solicitud de Autorización para continuar con el Tratamiento del Datos Personales ya recolectado, el Titular no ha contactado a Virtualllantas para solicitar la supresión de sus Datos Personales, la Compañía podrá continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus Bases de Datos para las finalidades indicadas en este Manual, mientras éstas persistan.
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL
El Manual puede ser actualizado periódicamente y sin previo aviso. Si algún cambio es hecho al Manual, una nueva fecha de actualización será publicada, y esta reflejara cuando los cambios fueron realizados.
VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de Virtualllantas rige a partir de su publicación, realizada el día 01 de junio de 2014.